鼎曜科技導入捷洲資訊MiraCloud企業私有雲解決方案,憑藉資料集中管理及行動辦公利基,使在外奔波的業務員能夠隨時存取資料,大幅提升客戶服務效率。
現今屆滿10歲的鼎曜科技,一路走來,無論是在2006年以前自行設置生產線,或是之後改走外包生產模式、轉型為貿易商,始終致力提供從電芯到成品電池組合在內之完整系列產品,充分滿足客戶需求。自從蛻變為貿易商,鼎曜科技人力規模更為精簡,但儘管如此,旗下業務同仁仍需長時間在外打拼,頻繁接觸3C產品或GPS等設備製造商,屢屢為這些客戶提供產品相片或規格書,藉此爭取訂單。正因如此,鼎曜科技十分重視資料保存的完整性,以及資料取得的便利性,唯有把兩件事情做好,才能與客戶維持流暢的互動關係,否則恐將減損業務服務效率、甚至影響客戶下單意願,後果不堪設想。
資料調閱過程繁複 引來諸多不便
可惜的是,鼎曜科技所關注的兩件大事,遲遲未能達到圓滿之境。該公司管理部經理許寶文透露,在資料保存部分,早期資料都儲存在員工個人電腦硬碟或Outlook裡頭,導致公司資料彙整不易,遇到有人員異動離職時,往往無法完整有效的交接資料,導致公司無從得知與客戶之間的交涉進度,影響所及,甚至造成訂單及客戶的流失,對商機及客戶服務影響甚鉅,為公司未來發展,必須儘快尋求改善之道。為了強化資料保存完整性,鼎曜科技從郵件系統著手,在一年多前決定捨棄原本向固網業者租用的信箱服務,轉而購置網頁郵件資料庫系統,自行建立郵件伺服器,爾後員工均以Web Mail型態收發郵件,並在郵件伺服器保留完整備份,使得以往資料散落各方的亂象,有了大幅度的改善。但面對另一課題、也就是資料取得的便利性,則面臨更加棘手的難題。許寶文解釋,鼎曜科技利用NAS儲存設備建構檔案系統,但為了保全機密資料,因而制訂嚴謹的存取控制規則,限定同仁必須透過內部網域,才能存取所屬部門的資料。在外洽公的業務員,若想調閱任何檔案,都必須請行政人員代為處理,但礙於行政人員並無存取業務部門資料的權限,所以只能向上級提出暫時開放權限的申請,接著耗費1~2小時走完流程,才能利用郵寄方式對業務員提供資料,過程堪稱繁複,縱使業務員的需求急如星火,卻也無可奈何。
MiraCloud企業私有雲現身 猶如久旱逢甘霖
由於鼎曜科技是小型企業,能夠提撥的資訊預算不多,加上無專職資訊人員可執行系統轉換所需的各種繁雜設定,「種種難題,到了今年年初,經由友人推薦捷洲MiraCloud企業私有雲解決方案,我直覺認為,理應有助於解決過往疑難雜症。」許寶文經理說,接著透過原廠詳盡介紹,再加上部分同仁參與教育訓練及體驗課程,證實MiraCloud企業私有雲解決方案確實符合需求,決定加以導入。捷洲資訊先是結合外部租賃機構,貼心提供三年分期租購專案,讓鼎曜科技能以很輕鬆的付款方式建立企業私有雲系統,藉此減輕財務負擔,再配合捷洲資訊的工程團隊協助進行相關的權限設定、網路環境設置等,在為期2~3週前置作業後,於2012年4月順利上線。許寶文認為,捷洲資訊相當懂得替客戶著想,不僅讓鼎曜科技既有的存取控制規範得以持續沿用,也能體諒若干同仁的磨合適應需求,在導入時期即以分段模式,讓同仁們無縫接軌,且允許新舊兩套郵件伺服器並存,同仁可以沿用過去熟悉的登錄與使用模式,在不影響及改變以往工作環境的情形之下,同仁們沒有抗拒的心態,因此在導入建置的過程中,可以說是非常順利,幾乎沒有工作停攞的空窗期。何不一次切換?許寶文坦言,鼎曜科技業務員多靠E-mail吃飯,用以承接國外訂單,面對沿用多年的生財工具,並不傾向冒然轉換;但考量MiraCloud企業私有雲郵件伺服器具備零時差的同步化利基,亦可針對使用者手機提示新郵件接收訊息,功能更加豐富,因此未來仍將擇期切換到單軌模式,全數採用MiraCloud企業私有雲郵件系統。此外,鼎曜科技原有的NAS設備投資,如今並未割捨,捷洲資訊在規劃時,很仔細的將鼎曜科技原有的資訊設備都考量進去,因此,在規劃備援機制時,很貼心的讓原有的NAS設備物盡其用,作為MiraCloud企業私有雲檔案系統的備援機制。總結來說,包括郵件與檔案系統,乃至於財務系統、傳真伺服器,都已遷移至MiraCloud企業私有雲雲端作業環境,而鼎曜科技也順勢取得桌面虛擬化功能,使辦公過程所產生的任何文件,都自然而然儲存在雲端主機,不再駐足於中毒或癱瘓機率較高的個人電腦,有效避免重要檔案不翼而飛。
無需心繫資訊事務 直接坐享e化效益
「導入MiraCloud企業私有雲的最大好處,就是無需再擔心電腦能否正常運作,一切問題都交由捷洲妥善處理,讓我們可以放心衝刺本業!」許寶文經理的一席話,充分道盡雲端系統的存在價值。畢竟欠缺專職資訊人員的中小企業,不管面對電腦中毒、當機、重灌等繁雜問題,甚至是切換預設印表機等,種種看似稀鬆平常的事,其實都足以教人頭皮發麻,但有了捷洲資訊的專業服務當靠山,一切都能迎刃而解。更重要的,透過MiraCloud企業私有雲所形塑的資料集中管理環境,即可大幅提升資料調閱的便利性,對於經常在外洽公的業務或採購同仁,產生極大助益。時至今日,業務員不管人在何處,皆能藉由雲端隨時存取所需資料,也無需勞煩行政人員費心費時的伸出援手,更不必擔心因圖檔資料過大,行政人員需要分拆多封郵件、甚或透過Skype、MSN等其他方式傳檔,等待時間過長及資料傳送速率偏低,影響客戶對公司的觀感及專業程度,甚至招惹客戶不悅,影響生意的進行。
「臨時想調閱資料,卻無法即時取得,或一直仰賴的筆記型電腦發生問題時,怕因而影響客戶觀感,真是會讓人急的如熱鍋上的螞蟻。」許寶文經理欣慰地說,如今有了MiraCloud企業私有雲作後盾,所有同仁都能順利擺脫過往窘境,稱得上是美事一樁。